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smileDoc - DocuWare DMS Anbindung an Proffix

Unsere innovative Proffix-DocuWare Schnittstelle smileDoc ermöglicht nicht nur eine nahtlose Integration der Systeme, sondern optimiert auch ihre Geschäftsprozessee, automatisiert Workflows und steigert die Effizienz erheblich.

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Legen Sie eine starke Grundlage für die Zukunft

smileDoc als Verknüpfung von Proffix und DocuWare bietet Antworten auf drängende Fragen: Die können die Prozesse um Proffix digitalisiert und automatisiert werden? Wie können die Dokumente und Belege aus Proffix papierlos werden? Wie gewährleisten Sie Datenschutz und Datensicherheit? Wie sorgen Sie für rechtskonforme Dokumentenablage und Archivierung? 

smileDoc bietet die Werkzeuge, um Ihr Büro in ein digitales, effizientes Umfeld zu verwandeln. Papier wird reduziert und sensible Dokumente sind sicher verwahrt. Durch Workflows werden Ihre Geschäftsprozesse nachhaltig optimiert und beschleunigt. Die rechtskonforme Ablage und Archivierung Ihrer Dokumente ist mühelos und effektiv

smileDoc ist der Schlüssel zu einem Büro, das bestens gerüstet ist, um den Herausforderungen der digitalen Zukunft zu begegnen.

 

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Speichert direkt von Proffix in DocuWare

smileDoc archiviert völlig automatisiert alle Dokumenttypen, Bestelldokumente und CRM Briefe aus Proffix. Durch die automatische Versionierung ist jede Veränderung transparent nachvollziebar. Für die Archivierung benötigt es keinerlei Eingabe von Benutzerinnen oder Benutzer.  

Somit geschieht die Ablage und Archivierung der Dokumente nebenbei, ohne das Papier ausgedruckt und in Ordner verstaut werden müssen.

Über die automatische Indexierung in DocuWare wird die Suche von Dokumenten zu einem Kinderspiel. Es kann nach jedem Wort im Dokument gesucht werden. 

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Flexibler Kreditoren-Workflow

Im Kreditoren-Prozess arbeiten Proffix und DocuWare mit ihren Stärken optimal Hand in Hand.  

1. Rechnungen in Proffix automatisiert erfassen

Mit Proffix lesen Sie die Rechnungen automatisiert ein, ohne das lästige und fehleranfälle Eintippen. Bei der Erfassung in Proffix wird der Freigabe Workflow zugeteilt. 

2. Rechnungen mühelos archivieren und aufrufen

smileDoc speichert und indexiert die Rechnung direkt im sicheren digitalem DocuWare Archiv ab. Das Belegbild von Proffix wird direkt aus DocuWare angezeigt.

3. Rechnung prüfen und freigeben

Die Freigeberin oder der Freigeber werden durch DocuWare benachrichtigt und können die Rechnung digital weiterverarbeiten. Freigaben, Ablehnungen und Notizen können wie auf Papier festgehalten werden und sind für alle in Echtzeit sichtbar. 

4. Rechnungen fristgerecht bezahlen

Sobald die Freigaben abgeschlossen sind, können die Rechnung durch Proffix bezahlt werden. 

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Weitere Highlights

Es kann jede beliebige Datenbanktabelle (auch Zusatzfelder und Tabellen) aus Proffix an DocuWare angebunden werden. Die Felder können frei zugewiesen werden. Inhalte werden automatisch nach Veränderungen synchronisiert

Durch die grosse Automation ist eine E-Mail-Benachrichtigung bei Störungen und Fehlern unerlässlich. Sie können sich darauf verlassen, dass smileDoc sie sofort benachrichtigt, wenn Schwierigkeiten bei der Archivierung und den Workflows auftreten.

Der integrierte Dokument-Viewer zeigt die Belegbilder in der Proffix-Buchhaltung direkt aus DocuWare an. Dadurch sind die Freigaben und Anmerkungen und Hervorhebungen welche auf dem Dokument angebracht sind, für alle sichtbar.

Dank flexiblen Workflows und Anbindung von Proffix können alle Geschäftsprozesse digitalisiert werden. Die Durchlaufzeiten sind geringer, die Prozessqualität und Transparenz nimmt zu und Geschäftsrisiken werden auf ein Minimum reduziert. 

DocuWare kann Ihren HR-Bereich mit der digitalen Personalakte sowie mit Workflows für Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesse effizient unterstützen, wobei stets der Datenschutz gewährleistet ist.